Kao djelatnik/ca na ovoj poziciji bit ćete zaduženi za administrativnu podršku u cilju optimizacije poslovanja ureda. Asistirat ćete kolegama i surađivati s nadređenima u poslovima koji se tiču svakodnevne komunikacije sa strankama, nabavkama uredske opreme, arhiviranja i drugih administrativnih poslova.
Od Vas očekujemo da učinkovito upravljate i prioritizirate različite radne zadatke s minimalnim nadzorom, tačno i na vrijeme. Ova pozicija naročito uključuje sposobnost samoinicijativnog postupanja, dobre procjene u donošenja odluka i prilagodljivost radu sa zahtjevnim strankama na ljubazan i profesionalan način, uključujući i u nerutinskim situacijama.
Radni zadaci i odgovornosti:
-prijem i komunikacija sa strankama na brz, ljubazan i profesionalan način; direktno, telefonom i putem e-pošte ili obične pošte
-arhiviranje dokumentacije
-protokoliranje i vođenje poslovnih upisnika
-koordinacija zakazanih termina i dobavljanje potrebne dokumentacije
-priprema i komunikacija s organima vlasti, sudom i sl.
-briga o svim sredstvima rada, nabavci uredskog materijala i sl.
-pripremanje sastanaka, prijemova, službenih večera i sl. (logistika)
-rad na posebnim zadatcima po nalogu nadređenih
-izdavanje i obrada računa, reklamacija i praćenje naplate
-praćenje i održavanje visokog nivoa zadovoljstva klijenata
-održavanje profesionalnog osobnog i poslovnog imidža
-održavanje poslovnih prostorija urednim i organiziranim
Uvjeti:
-završena srednja škola ili više
-snalažljivost i pristupačnost
-izražene komunikacijske sposobnosti (dikcija, govor, pisanje)
-sposobnost brze akumulacije specifičnih znanja
-izražene organizacijske sposobnosti, efikasnost i orijentiranost na detalje
-izvrsno pamćenje
-obveza čuvanja službene tajne i nakon prestanka rada, te održavanja profesionalne diskrecije
-sposobnost rada na Mac i Windows platformama i uredskim paketima programa
-minimalno godinu dana rada na istim ili sličnim poslovima, poželjno unutar pravnih profesija
-sposobnost samostalnog rada